« La diffusion et l’exploitation sont une obligation et une opportunité pour un projet de développer les résultats, de mettre en lumière le travail effectué et de le valoriser en créant un impact positif dans différents domaines », comme le mentionne la Section 14 du guide sur le programme Horizon Europe.

 

Pourquoi est-ce important ?

Dès le stade de la proposition, les candidats doivent soumettre une première version du plan de diffusion et d’exploitation (PDEC), dans la section « Impact ».

Cependant, les candidats sous-estiment souvent l’importance de cette section, concentrant leurs efforts sur les parties scientifiques et techniques de la proposition (qui sont en effet très importantes !). Ils négligent ainsi le fait qu’une grande partie de l’évaluation est basée sur l’adéquation et la qualité des actions visant à diffuser et exploiter les résultats clés du projet, à maximiser les résultats à moyen terme et l’impact à long terme.

Un autre problème, principalement lié à l’exploitation, est que les candidats considèrent souvent qu’il est trop tôt pour identifier les résultats et leurs voies d’exploitation au cours de la phase de préparation de la proposition. Ils préfèrent se concentrer sur ce point une fois que (et si) le projet est sélectionné pour un financement.

Il est à noter que les règles de participation à Horizon Europe renforcent l’accent mis sur la valorisation, ainsi que sur le rôle du PDEC pendant et après la fin du projet. Ainsi, si les candidats ne sont pas familiers avec ces aspects, comme c’est souvent le cas, nous recommandons d’inclure dans le consortium un partenaire spécialisé dans la communication, la diffusion et la valorisation des résultats. Il sera une réelle valeur ajoutée dans la rédaction de cette section, et un partenaire important si le projet est financé !

Quelles sont les attentes des évaluateurs ?

Qu’attendent donc les évaluateurs de votre plan préliminaire de diffusion et d’exploitation ?

Ne soyez pas pris au dépourvu ! Vous trouverez ci-dessous les principaux points à inclure dans la première version du PDEC de votre proposition Horizon Europe :

– Décrivez l’objectif de vos activités de communication et de diffusion et définissez vos principaux messages ;

– Identifiez vos groupes cibles. Pour chaque catégorie identifiée, essayez de mentionner des groupes spécifiques de parties prenantes, d’associations et de réseaux qui seront intéressés par vos activités et vos résultats : cela montrera aux évaluateurs que vous savez concrètement à qui vous vous adresserez au cours de la mise en œuvre du projet.

– Décrivez les outils et canaux de communication et de diffusion pour atteindre votre public cible, y compris un calendrier précis. Outre les outils évidents tels qu’un site web et des réseaux sociaux, envisagez des outils novateurs (MOOC, podcasts, etc.).

– Définissez des indicateurs clés de performance (KPI) précis pour la diffusion et la communication afin que l’impact des différentes activités puisse être facilement mesuré et contrôlé ;

–  Décrivez votre stratégie d’exploitation : Identifiez les résultats clés exploitables (KER), leur statut de propriété, le secteur d’application, les mesures de protection et un calendrier pour leur exploitation. N’oubliez pas de définir la stratégie de gestion de la propriété intellectuelle.

 

Figure : Éléments clés d’un PDEC réussi

 

Si ces concepts ne vous sont pas familiers, consultez notre article sur la différence entre communication et diffusion.

Ma proposition a été sélectionnée pour un financement ! Quelle est la prochaine étape ?

Si la proposition est retenue, les bénéficiaires doivent fournir un PDEC complet, qui est un livrable devant être soumis au plus tard le sixième mois suivant le début du projet et qui doit être régulièrement mis à jour. Ces mises à jour sont l’occasion pour les bénéficiaires de rendre compte des activités entreprises, de vérifier si les indicateurs de performance clés sont atteints et, si ce n’est pas le cas, de planifier des mesures d’atténuation.

Par où commencer ? Une bonne pratique consiste à commencer par le plan préliminaire de diffusion et d’exploitation que vous avez inclus dans votre proposition de projet, puis à le développer avec l’aide de vos partenaires. Vous allez devoir être plus précis et élaborer un plan complet qui guidera votre consortium dans les activités et les règles de communication, de diffusion et d’exploitation qui devront être mises en œuvre tout au long du projet. Vous devrez ainsi vous assurer que chaque partenaire s’engage à accroître l’impact du projet et c’est donc une bonne pratique que d’attribuer des responsabilités précises pour chaque activité.

Plusieurs outils (tableau de suivi, règles de diffusion) peuvent être mis en place pour répondre aux attentes de la Commission Européenne et pour évaluer l’impact des activités de communication, de diffusion et le suivi des indicateurs clés de performance. Ces outils sont d’autant plus essentiels dans le contexte d’Horizon Europe, puisque chaque activité doit désormais être saisie une à une dans le portail de l’UE dans le cadre du reporting continu (retrouvez nos conseils sur le reporting continu ici).

Que se passe-t-il après la fin du projet ?

Dans la dernière version de votre PDEC (à soumettre à la fin du projet), vous devrez vous assurer que vous avez des plans concrets pour exploiter vos résultats, que ce soit de manière commerciale ou non, même après la fin du projet ! L’obligation de consacrer des efforts significatifs liés à l’exploitation des résultats est applicable quatre ans après la fin de l’action. Si les résultats n’ont pas été exploités un an après la fin du projet, il est obligatoire de publier les résultats exploitables dans la plateforme Horizon Results afin de leur donner de la visibilité et de faciliter leur exploitation par des tiers.

Pour plus d’informations sur la manière de rédiger votre plan d’exploitation et de diffusion des résultats, vous pouvez consulter le formulaire de candidature standard d’Horizon Europe et la section correspondante du guide du programme.

Si vous avez besoin d’aide pour rédiger la section Impact de votre proposition et/ou d’un partenaire expert pour diriger le Work Package sur la communication et la diffusion, vous pouvez contacter contact@euronovia.eu !