Les Work Packages (WPs), partie essentielle dans les projets Horizon Europe, traduisent concrètement la mise en œuvre des activités prévues tout au long d’un projet. Leur structuration doit donc être pensée de manière optimale, opérationnelle et cohérente avec une véritable logique de gestion de projet.
Dans cet article, Euronovia partage ses conseils pour rédiger une section Mise en oeuvre crédible et convaincante pour les évaluateurs.
Avant de commencer, gardez toujours en tête les concepts développés dans la méthodologie mais n’oubliez pas que les WPs doivent expliquer le “quoi”, tandis que le “comment” et le “pourquoi” relèvent davantage de la section Excellence.
Prenez le temps de définir les objectifs des WPs
Les objectifs du Work Package doivent être définis de façon claire et structurée afin de garantir l’efficacité du travail à réaliser. Ils doivent être SMART :
- Temporellement définis avec des échéances précises permettant de planifier les actions et de suivre leur progression de manière efficace.
- Spécifiques pour préciser le problème ou le besoin auquel le WP répond ;
- Mesurables afin de permettre l’évaluation et le suivi de l’avancement des résultats obtenus ;
- Atteignables, c’est-à-dire réalistes au regard des ressources, des compétences et des délais disponibles ;
- Pertinents pour assurer leur cohérence avec les objectifs spécifiques du projet ;
💡Tips d’Euronovia : La réflexion autour des objectifs est une étape primordiale, elle nécessite du temps et de la réflexion. Même après une première version, autorisez-vous à changer la structure, l’ordre ou la durée des WPs, afin de réaliser un ‘Work Plan’ cohérent avec l’appel à projets.
Décrivez votre travail de manière claire et structurée
Chaque WP est composé de tâches (tasks) numérotées qui doivent présenter :
- Un titre explicite
- Un responsable de tâche : déterminez un leader, puis les partenaires impliqués
- Une durée précise (mois de début et de fin). Une fois votre premier jet finalisé, prenez du recul sur l’ensemble des tâches, et vérifiez la cohérence des durées et de leur enchaînement. Le diagramme de Gantt est un excellent outil pour visualiser la progression du work plan, repérer d’éventuels chevauchements ou “trous” dans le planning, et s’assurer que les principales étapes coïncident avec les périodes de reporting
- Un nombre de personne-mois (PM) cohérent par tâche
- Une description concrète des activités réalisées en mentionnant les interdépendances avec d’autres tâches et WPs
De manière générale, 3 à 5 tâches suffisent pour décrire efficacement un WP. Multiplier les tâches nuit à la lisibilité. Veillez enfin à construire des Work Packages équilibrés et cohérents : un écart trop important de charge de travail, par exemple avec un WP nécessitant 80 PM contre un autre à 5 PM, peut fragiliser la crédibilité de la proposition.
💡Tips Euronovia : Privilégiez des verbes d’action : « concevoir, développer, valider, tester, exploiter, modéliser, analyser… ». Ils permettent à l’évaluateur d’identifier immédiatement le caractère concret du travail proposé.
Ne négligez pas les livrables (Deliverables) et les jalons (Milestones)
Une confusion est souvent faite entre les livrables et les jalons. Les livrables signalent l’achèvement d’une phase du projet et doivent être tangibles (rapport, produit, logiciel, base de données). Les milestones sont des points de contrôle clés, correspondant à des critères de réussite vérifiables.
Reprenez votre diagramme de Gantt et positionnez-y vos livrables et vos milestones. Cette visualisation vous permet de vérifier rapidement la cohérence des dates annoncées avec la durée réelle des tâches : un livrable doit logiquement tomber à l’issue (ou à une étape clé) de la tâche qu’il matérialise, et un jalon doit correspondre à un point de décision ou de validation réaliste au regard de l’avancement prévu. En pratique, ce contrôle évite les livrables “déconnectés” du rétroplanning et renforce la crédibilité de votre work plan.
💡Tips Euronovia : Évitez la multiplication excessive des livrables et des jalons. L’objectif est avant tout de démontrer la cohérence globale de la mise en œuvre. Certaines tâches peuvent légitimement ne comporter ni livrable ni jalon.
Anticipez les risques et définissez des mesures d’atténuation
Pour chaque WP il est également essentiel de :
- Identifier les principaux risques techniques et organisationnels
- Estimer leur probabilité et leur impact
- Proposer des mesures de mitigation crédibles
Cette analyse renforce la robustesse du projet et rassure les évaluateurs quant à sa faisabilité opérationnelle.
En conclusion, Euronovia recommande d’accorder une attention particulière à l’élaboration du work plan. Une fois consolidé, celui-ci offre une vision claire du projet, et facilite une participation éclairée au montage du projet de la part des partenaires. Retrouvez nos conseils d’écriture de la dernière section de l’Implémentation (section 3.2) : Comment construire un consortium gagnant pour les projets Horizon Europe – Euronovia Conseil
Spécificité Lump sum: Un WP long (par ex. « management » ou « communication ») peut être découpé par période de reporting pour permettre des paiements intermédiaires plutôt qu’un seul paiement en fin de projet. Cela aide à lisser le financement tout au long du projet.
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