Initiés en 2018 et étendus sous Horizon 2020 en tant que « pilotes », les financements « Lump Sum » (sommes forfaitaires) ont reçu un bilan globalement positif suite au sondage réalisé dans le cadre de cette évaluation pilote. Les nouveaux programmes de travail d’Horizon Europe voient donc une augmentation de ces projets avec financement en somme forfaitaire (20% du budget total) et une vocation à aller jusqu’à 50% du budget en 2027.

Petit tour d’horizon de ce nouveau mode de financement, avec nos derniers conseils pour le montage de projet en lump sum.

Une volonté de simplifier la gestion des subventions dans Horizon Europe

La Commission européenne (CE) souhaite depuis plusieurs années faciliter la gestion de projets financés dans le cadre du programme européen pour la recherche et l’innovation, Horizon Europe. Selon des chiffres récents, plus de 60% des bénéficiaires des programmes FP7 et Horizon 2020 ont reçu une seule subvention. Certains potentiels candidats se sentent découragés face à la tâche administrative que cela peut représenter, en particulier les PME. Aussi, les erreurs dans la déclaration des coûts sont souvent plus importantes du côté des bénéficiaires moins expérimentés.

Malgré cette volonté de simplification, certains restent sceptiques. Le fardeau de la planification financière semble en effet peser davantage sur la phase de montage. Et compte tenu des taux de réussite souvent faibles, ce travail supplémentaire en amont pourrait mettre encore plus en difficulté les petites entités ayant moins d’expérience.

Quels changements par rapport au modèle en coût réels ?

En pratique, un projet « Lump Sum » est plus simple à gérer qu’un projet basé sur un système de coûts réels.

Tout comme pour le système des coûts réels, les bénéficiaires d’un projet Lump Sum recevront un préfinancement en début de projet. En revanche, les paiements intermédiaires qui interviennent à la fin d’une période de reporting seront approchés différemment. Les paiements seront effectués uniquement lorsque les « Work Packages » (WP) seront terminés. En d’autres termes, pour que les bénéficiaires d’un projet qui travaillent sur un même WP soient payés, il est désormais nécessaire que tous les partenaires impliqués dans ce WP aient terminé leurs tâches. L’appréciation de l’achèvement d’un WP sera analysée durant les périodes de reporting par la validation des livrables, des points d’étapes et le rapport technique. A noter que la finalisation d’un WP est déterminé par la réalisation des activités telles que décrites dans le Grant Agreement, et non par la réussite de ces activités, et donc par leur résultat.

Néanmoins, un WP qui n’est pas complétement finalisé ou qui est rejeté sur une période de reporting peut être déclaré à nouveau, validé et payé dans le cadre d’un reporting suivant. Seulement lors du reporting final sera-t-il possible d’indiquer qu’un WP a été partiellement réalisé : dans ce cas la CE financera ce WP proportionnellement et en fonction du taux de réalisation déclaré et validé.

Qu’est-ce que le Lump Sum implique pour le montage d’un projet Horizon Europe ?

Le montage des propositions de projets par « Lump Sum », implique certains changements :

• Une estimation des coûts plus précise. Les candidats doivent fournir un tableau financier détaillant les coûts pour chaque partenaire et pour chaque WP à l’aide d’un nouveau fichier budgétaire fourni par la Commission européenne. Ce tableau budgétaire sera évalué dans le cadre de la partie « Implementation » de la proposition afin de s’assurer que les coûts sont raisonnables et non excessifs. Pour estimer les coûts il est recommandé d’utiliser les pratiques habituelles de l’institution en adéquation avec les activités décrites. Si les évaluateurs considèrent que les coûts sont mal estimés, ils émettront des recommandations mais il n’y aura pas d’impact sur la note. Seul un budget manifestement sous ou surévalué impactera négativement la note.
• Une approche différente de la gestion du projet. Pour répondre à un besoin de paiements réguliers, il a été constaté qu’un plus grand nombre de WP sont généralement définis pour ce type de projet. Or, la Commission n’est pas très enthousiaste à l’idée d’augmenter le nombre de WP et certains candidats ont été invités à réduire le nombre de WP. dans leur proposition. Nous conseillons donc d’éviter de découper le plan de travail du projet de façon artificielle et en fonction des périodes de reporting : il faut plutôt s’assurer de la cohérence et organisation logique des tâches par rapport aux objectifs, en lien avec la méthodologie décrite dans la partie excellence. Toutefois, ce découpage est encouragé pour les WP de longue durée comme le WP management et communication/dissémination.
• Une responsabilité accrue du coordinateur dans la construction du plan de travail et du consortium. Cela implique une vigilance sur la définition des indicateurs de réalisation d’un WP, une responsabilité conjointe qui suppose une confiance entre les partenaires et la nécessité de s’assurer de la capacité des partenaires à réaliser les activités programmées.

Pour plus d’informations : https://www.horizon-europe.gouv.fr/faq-lump-sum

Un nouveau modèle d’accord de consortium

Après deux ans de la publication du modèle d’accord de consortium DESCA pour Horizon Europe, une mise à jour a été effectuée avec la publication, le 6 février 2024, d’un nouveau modèle DESCA HE 2.0 qui intègre de clauses dédiées aux projets financés par sommes forfaitaires. Cela concerne notamment la section 4 – Responsability, Section 6 – Gouvernance, et Section 7 – Financial provisions.

Rapports financiers, contrôles et audit

Les montants forfaitaires simplifient le programme en supprimant la nécessité de déclarer les coûts réels. L’approche est la même que pour les subventions en coûts réels, sauf que le rapport financier est très simplifié et dans une large mesure automatisé :

1. À la fin de chaque période de rapport, chaque partenaire complète sa contribution au rapport technique sur le portail : ce rapport se concentre sur l’achèvement des WP, et il faut donc justifier les activités réalisées pour prouver qu’un WP a été complété . Ensuite, le coordinateur soumet le rapport technique.
2. Le coordinateur indique le statut de chaque WP (réalisé ou non réalisé). Seulement dans le cadre du reporting final un WP peut être indiqué comme partiellement réalisé.
3. Un rapport financier unique automatisé issu de la déclaration du statut des WP est généré pour tous les partenaires.
4. Les FSIGN (Financial Signatory) signent pour inclure le rapport financier dans le rapport périodique du coordinateur.
5. Le coordinateur soumet le rapport périodique contenant rapport technique, statut des WPs et rapport financier.

A noter que le « rapport sur l’utilisation des ressources » et le certificat sur les états financiers (CFS) ne s’appliquent pas aux lump sums.

Vous souhaitez postuler à appel à projet sous financement « Lump Sum » et vous avez besoin d’accompagnement ? N’hésitez pas à nous contacter !

Pour en savoir plus, suivez ce lien.