Votre projet européen Horizon Europe a passé l’étape de l’évaluation et vous avez reçu de la part de la Commission européenne la lettre d’invitation à contractualiser, autrement dit, la signature de votre grant agreement. Félicitations, vous entrez dans la dernière phase avant le lancement officiel de votre projet ! Cette dernière étape présente quelques enjeux et challenges.

Les enjeux de l’étape de contractualisation dans Horizon Europe

Qu’entend-on par contractualisation ? Il s’agit du processus de signature du Grant Agreement. Ce document est un contrat entre les partenaires bénéficiaires du projet et la Commission européenne.

Pourquoi ce processus peut-il s’avérer compliqué ? Entre les exigences du financeur pour transformer votre proposition en annexe technique du contrat, le nombre important de partenaires, et les contraintes temporelles, cette phase peut être particulièrement exigeante pour le coordinateur. Cela exige une organisation rigoureuse et une coordination fluide entre tous les acteurs. Les principaux défis de cette phase sont les suivants :

• Le temps : La contractualisation est soumise à une règle de « time-to-grant » représentant un délai maximum de trois mois entre la notification et la signature de l’accord (Art.31 du règlement Horizon Europe). La pression est donc forte pour conclure les négociations et finaliser les documents techniques (description of action), légaux (Declaration of Honours), administratifs (validation du PIC, du LEAR, des signataires financiers et légaux) et financiers (estimated budget) dans un laps de temps restreint.
• L’accompagnement des partenaires : Le coordinateur doit gérer les relations avec un nombre important de partenaires, dont l’expérience dans les projets européens peut varier considérablement. Cette disparité peut rendre la gestion des tâches plus complexe, nécessitant des efforts supplémentaires en termes de suivi, d’accompagnement et de communication.
• Les demandes de la Commission européenne : La prise en compte des shortcomings et des demandes de clarifications (techniques et/ou financières) mis en lumière par les évaluateurs dans le rapport d’évaluation. Le consortium se doit de répondre et/ou mettre à jour le contenu du projet vis-à-vis des critiques des experts évaluateurs.  
• La maîtrise des outils : L’intégralité de la contractualisation est dématérialisée via le F&T Portal (celui où vous avez soumis votre projet). Cela nécessite une parfaite maîtrise du Grant Management Services (SyGMa) du F&T Portal pour mener à bien toutes les actions administratives dans le temps imparti.

Les bonnes pratiques à suivre jusqu’à la signature du Grant Agreement

Pour relever ces défis, Euronovia recommande la mise en place des actions suivantes :

• Mise en place d’une équipe dédiée et expérimentée à la contractualisation;
• Établissement d’un calendrier rétroactif détaillé, en assignant des tâches spécifiques avec des deadlines strictes jusqu’à la signature du Grant Agreement;
• Maintien d’une communication proactive avec tous les partenaires, en s’assurant qu’ils respectent les délais internes ;
• Accompagnement rapproché pour les partenaires n’ayant pas ou peu d’expérience dans la participation à des projets collaboratifs financés par le programme Horizon Europe  ;
• Contact permanent avec le Project Officer pour signaler les progrès ou alerter rapidement sur d’éventuels retards.

Nous vous invitons à consulter le grant agreement annoté pour plus d’informations.

Vous avez besoin d’aide dans cette phase de contractualisation ? Contactez-nous à contact@euronovia.eu. Nous serons ravis de vous aider à relever ce défi pour bien lancer votre projet !