Les nouveaux programmes de travail 2023-2024 pour Horizon Europe seront marqués par une plus grande part de projets en financement en somme forfaitaire appelé « Lump Sum ». Petit tour d’horizon de ce nouveau mode de financement.

Une volonté de simplifier la gestion des subventions dans Horizon Europe

La Commission européenne souhaite depuis plusieurs années faciliter la gestion de projets financés dans le cadre du programme européen pour la recherche et l’innovation, Horizon Europe. Selon des chiffres récents, plus de 60% des bénéficiaires des programmes FP7 et Horizon 2020 ont reçu une seule subvention. Sachant que la gestion d’un projet européen peut demander une certaine expérience, certains potentiels candidats aux appels à projets se sentent parfois découragés face à la tâche administrative que cela peut représenter, et en particulier les PME. Les erreurs dans la déclaration des coûts sont souvent plus importantes du côté de ces bénéficiaires peu expérimentés.

Ainsi, l’objectif principal du financement de projet par somme forfaitaire (« Lump Sum ») est de favoriser la participation des petites entités et de faciliter la gestion une fois les projets financés.

Quels changements par rapport au modèle actuel ?

En pratique, un projet « Lump Sum » est donc plus simple à gérer qu’un projet basé sur un système de coûts réels. Tout comme pour le système des coûts réels, les bénéficiaires d’un projet Lump Sum recevront un préfinancement en début de projet.

En revanche, les paiements intermédiaires qui interviennent à la fin d’une période de reporting seront approchés différemment. Les paiements seront effectués uniquement lorsque les Lots de Travail ou « Work Packages » (WP) seront terminés. En d’autres termes, pour que les bénéficiaires d’un projet qui travaillent sur un même WP soient payés, il est désormais nécessaire que tous les partenaires impliqués dans ce WP aient terminé leurs tâches. L’appréciation de l’achèvement d’un WP sera analysée durant les périodes de reporting par la validation des livrables, des points d’étapes et du rapport technique.

Afin de rassurer de potentiels futurs bénéficiaires, la Commission européenne à préciser que des ajustements seront toujours possibles pour adapter un WP dans le cas où les partenaires anticipent une déviation par rapport aux objectifs initiaux.

Qu’est-ce que le Lump Sum implique pour le montage d’un projet Horizon Europe ?

Le montage des propositions de projets par « Lump Sum », implique principalement deux changements :

• Une estimation des coûts plus précise. Les candidats doivent fournir un tableau financier détaillant les coûts pour chaque partenaire et pour chaque WP à l’aide d’un nouveau fichier budgétaire fourni par la Commission Européenne. Ce tableau budgétaire sera évalué dans le cadre de la partie « Implémentation » de la proposition. Le but étant de s’assurer que les coûts listés sont raisonnables et non excessifs. Si l’évaluateur.rice considère que les coûts sont mal estimés, cela pourrait conduire à faire baisser la note de cette section.
• Une approche différente de la gestion du projet. Pour répondre à un besoin de paiements réguliers, il a été constaté qu’un plus grand nombre de WP sont définis pour ce type de projet. La Commission recommande par exemple de séparer les WP transversaux pour le management et la communication par période de reporting dans le but de recevoir des paiements tout au long du projet.

De nombreux appels en « Lump Sum » dans les programmes de travails à venir

Etant donné les retours concluants des projets en financement « Lump Sum » pilotes, la Commission a souhaité accroitre le nombre d’appels à projets qui fonctionneront avec ce nouveau système dans les programmes de travails 2023-2024. Ci-dessous, le pourcentage du nombre d’appels concernés sous le pilier 2 du programme Horizon Europe :

• Cluster 1 – Santé : 20%
• Cluster 2 – Culture, créativité et société inclusive : 21%
• Cluster 3 – Sécurité civile pour la société : 40%
• Cluster 4 – Industrie, numérique, espace : 45%
• Cluster 5 – Climat, énergie et mobilité : 24%
• Cluster 6 – Alimentation, bioéconomie, ressources naturelles, agriculture et environnement : 32%

Et sous les autres piliers :

• ERC : Proof of Concept uniquement
• Infrastructures de recherches : 63%
• Ecosystèmes européens d’innovation : 50%
• WIDERA : 14%

Vous souhaitez postuler à appel à projet sous financement « Lump Sum » et vous avez besoin d’accompagnement ? N’hésitez pas à nous contacter !

Pour en savoir plus : Funding & tender – Lump sum funding in Horizon Europe