Vous avez passé la rude étape de sélection des projets du programme Horizon Europe et vos activités de recherche et innovation sont désormais financées ! Pendant toute sa durée, votre projet sera donc soumis à un reporting continu par la Commission européenne. Qu’est-ce que cela implique ? Euronovia est là pour vous guider.

Reporting continu vs Reporting périodique

Tout comme les projets Horizon 2020, un projet Horizon Europe est soumis à deux niveaux de reporting permettant à la Commission européenne de s’assurer de la bonne mise en œuvre de ses activités. L’un est continu et le second est périodique. Le reporting périodique a généralement lieu tous les 18 mois avec la soumission de rapports technique et financier. Le reporting continu s’effectue quant à lui au fil de l’eau directement sur la plateforme de gestion de projets de la Commission, SyGMa. Le reporting continu est notamment constitué de la soumission de vos livrables, mais il est également nécessaire de fournir un certain nombre d’autres informations. Cela peut s’avérer chronophage, en particulier dans le cas de projets collaboratifs. C’est pourquoi il est important d’assimiler certaines bonnes pratiques et de mettre en place des outils pour assurer un reporting continu efficace.

Nos conseils

Voici 6 bonnes pratiques pour faciliter le reporting continu de vos projets et éviter les erreurs :

1. Consulter la plateforme SyGMa dès le début de votre projet. Si vous vous étiez habitués à la plateforme SyGMa (System for Grant Management) pour vos projets H2020, il vous sera nécessaire d’y refaire un tour pour découvrir les nouvelles sections et informations demandées.
2. Référencer les chercheurs impliqués. Chaque institution doit renseigner les chercheurs qui travaillent sur le projet, et ce dès le montage du projet. Lors de la phase de mise en œuvre du projet, une partie dédiée sur la plateforme de gestion de projet permet à chaque partenaire de tenir à jour ces informations. Il est important de régulièrement s’assurer que les bonnes personnes sont référencées.
3. Communiquer sur les possibles retards de soumission. Les livrables et point d’étapes importants (milestones) des projets sont attendus à des dates précises par la Commission européenne en fonction de ce qui a été annoncé au moment de la signature de la convention de subvention. Il arrive que certains d’entre eux ne soient pas prêts à la date annoncée, ce qui ne pose pas problème dès lors que ces retards ne sont pas trop importants et anticipés, communiqués au Project officer et qu’une nouvelle date a été proposée par le biais de la plateforme.
4. Adapter le suivi des actions de communication et de dissémination. Tout au long du projet, il est obligatoire d’effectuer des actions de communication et de dissémination des résultats. Ces activités sont généralement menées par un partenaire dédié, et définies dans les six premiers mois du projet. Il est important de s’assurer que les activités sont mises en place de manière à atteindre les résultats escomptés. Afin de ne pas perdre de l’information, il faut, dès le début du projet, penser à élaborer des outils de suivi des actions de communication et de dissémination mises en place par chaque partenaire, ainsi que des publications. Pour chaque action, il faut notamment décrire l’activité mise en place, indiquer le moyen utilisé, lister les types d’audience ciblées, ou encore auto-évaluer les résultats de l’action.
5. Ne pas négliger l’exploitation des résultats. Il est utile d’identifier les résultats du projet assez tôt afin de préparer des stratégies d’exploitation adaptées. La Commission européenne propose d’ailleurs un service dédié, l’Horizon Results Booster pour aider les consortiums avec l’exploitation. Dès que possible, il faut donc demander aux partenaires de bien identifier leurs résultats exploitables, que ce soit commercialement ou non, pour ensuite mettre en place des stratégies adaptées notamment en matière du partage des résultats et de droit de propriété intellectuelle.
6. Mettre en place des indicateurs d’impacts. Avec Horizon Europe, la Commission européenne donne une place plus importante aux indicateurs d’impacts dans le cadre du suivi des projets. Alors qu’avec Horizon 2020, il était principalement demandé de quantifier un certain nombre d’indicateurs, il est désormais nécessaire de faire un suivi plus qualitatif. Il est par exemple demandé d’évaluer dans quelle mesure le projet contribue aux objectifs du développement durables (ODD), de fournir des informations sur l’engagement citoyen ou encore d’évaluer la continuité de l’exploitation des résultats jusqu’à un an après la fin du projet. En plus de lister les activités qui ont été menées, un travail d’analyse est donc nécessaire pour évaluer leur impact.

 Être bien informé, et accompagné ! Se former à la gestion des projets européens dès le lancement est également un bon moyen d’avoir les bons outils et de connaître les bonnes pratiques.

Euronovia soutient le management de projets Horizon Europe et propose des formations pour les équipes en charge de la gestion de projets Horizon Europe. N’hésitez pas à nous contacter pour des formations personnalisées.

 

En résumé